Microsoft 365 vagy tárhelyes levelezés? Melyik mit tud, és melyik kinek való

A céges levelezés kiválasztása addig egyszerű, amíg egy ember dolgozik egy címről. Amint ketten kezelik ugyanazt a postafiókot, a találkozókat közös naptárban kell látni, vagy egy távozó kolléga leveleit kell átadni valakinek, hirtelen több szempont lesz, mint a postafiók mérete és a havi díj.

Ilyenkor két irány közül lehet választani. Az egyik a tárhelyes levelezés: saját domaines postafiókok, amelyeket a tárhelyszolgáltató ad a webtárhely mellé vagy külön e-mail csomagként. A másik a Microsoft 365, amely a levelezést Exchange-alapú közös munkakörnyezetbe helyezi – naptárral, megosztott postafiókokkal, archívummal és csomagtól függően irodai alkalmazásokkal.

Az alábbiakban mindkettőt végigveszem: mit ad, hol van a határa, és milyen működéshez illik. Egy fogalmat érdemes előre tisztázni: az Office 365 a Microsoft 365 korábbi neve, az „Office 365 céges e-mail” kifejezéssel ma ugyanezt a szolgáltatáscsaládot keresik.

Mit jelent a két megoldás?

A tárhelyes levelezés a klasszikus modell: saját domaines postafiókok, amelyeket egy kezelőfelületen hozol létre, és bármilyen levelezőprogramból vagy webmailből elérsz. Küldés, fogadás, szűrés, aliasok, továbbítók. Ez a szolgáltatás általában a webtárhely csomag része, de sok helyen külön, weboldal nélküli e-mail csomagként is megrendelhető.

A kezelőfelület szolgáltatónként eltér. Sok helyen cPanel fut, máshol Plesk, DirectAdmin vagy saját fejlesztésű adminisztrációs felület; a webmail is lehet Roundcube, Horde vagy egyéb megoldás. A logika viszont mindenütt hasonló, és a levelezés szabványos POP3-, IMAP- és SMTP-kapcsolaton érhető el.

A Microsoft 365 ennél többet vállal: a postafiókot közös munkakörnyezet részévé teszi. A levelezés Exchange-en fut, a Microsoft felhőjében, és naptár, delegálás, megosztott postafiókok és archívum tartozik hozzá – a nagyobb csomagokban Teams, OneDrive, SharePoint és az asztali Office-alkalmazások is.

A díjazás logikája is eltér, és ez a gyakorlatban legalább annyit számít, mint a funkciólista. A tárhelyes levelezésnél csomagot fizetsz, amelyben adott számú postafiók fér el. A Microsoft 365-nél felhasználónként fizetsz licencet.

Tárhelyes levelezés

Mikor erős

Kiszámítható, alacsony költség. A díj nem a munkatársak számával nő. Amíg beleférsz a csomag postafiókszámába, ugyanannyit fizetsz öt és tizenöt cím után is.

Sok cím, kevés adminisztráció. Az aliasok, a továbbítók és a catch-all funkció jellemzően a csomag része. Ha több funkciócímed van – info@, hello@, szamlazas@ –, ezek nem külön díjtételek.

Bármilyen levelezőprogrammal működik. Szabványos IMAP- és SMTP-kapcsolaton beállítható Outlookban, Apple Mailben, Thunderbirdben, Androidon és iPhone-on. Nincs kötelező kliens és nincs kötelező ökoszisztéma.

Egyszerű naptár is van hozzá. A webmail felületeken általában elérhető naptárfunkció, és a naptárak sok esetben megoszthatók a kollégákkal. Alapvető csapatszervezéshez ez elég lehet.

Egy helyen a weboldallal. Ha webtárhely csomagban használod, a weboldal és a levelezés ugyanannál a szolgáltatónál, ugyanazon a felületen van. Egy belépés, egy helyen a DNS-beállítások is.

Gyors indulás. Postafiókot létrehozni néhány kattintás, és nincs szükség előzetes rendszergazdai tervezésre.

Hol ütközöl korlátba

A naptár nem éri el az Exchange szintjét. Megosztani lehet, de a delegálás, a más nevében történő időpontszervezés, a kollégák foglaltságának lekérdezése és az értekezlet-szervezés vagy hiányzik, vagy körülményesebb. Ha a naptár nem kényelmi funkció, hanem a munkaszervezés alapja, itt lesz a szűk keresztmetszet.

A tárhely közös keret. A csomag GB-jain a postafiókok osztoznak. Ha valakinek nagy csatolmányos levelezése van, az a többiek elől fogyasztja a helyet – szemben a felhasználónként elkülönített postafiókkal.

Nincs központi eszközkezelés. Telefonról természetesen elérhető a levelezés, de távoli törlésre, vállalati eszközszabályokra vagy a saját eszközök kontrollálására nincs beépített megoldás.

Nincs mellette irodai alkalmazáscsomag. Ez levelezési szolgáltatás. Ha dokumentumkezelés, közös fájltárolás és csapatkommunikáció is kell, azokat külön eszközökkel kell megoldani.

Nincs külön archívumréteg. Az operatív postafiók és az archívum ugyanaz a hely. A hosszú távú megőrzést exportálással és rendszerezéssel kell megoldani, és érdemes előre tisztázni, mi történik egy távozó kolléga postafiókjával.

Microsoft 365

Mikor erős

Közös naptár és delegálás. Ez a legerősebb érve. Látjátok egymás foglaltságát, meghatalmazással más nevében is lehet időpontot szervezni, és az értekezlet-szervezés is a rendszer része.

Nagy, felhasználónként elkülönített postafiók. A csomagokban 50 GB-os – a nagyobb Exchange-verzióban 100 GB-os – postafiók szerepel, Online Archive lehetőséggel. Egy kolléga levelezése nem eszi el a többiekét.

Megosztott postafiókok és vállalati címjegyzék. Több ember dolgozhat ugyanabból a postafiókból, mappaszintű jogosultságokkal. Ehhez jön a vállalati címjegyzék és a csoportok, levelezőlisták kezelése.

Teljes szinkron minden eszközön. Levél, naptár és címjegyzék azonnal, mindenhol naprakész. Ha valaki telefonon, tableten és két gépen dolgozik, ez érezhető különbség.

Csomagtól függően teljes munkakörnyezet. Teams, OneDrive, SharePoint, illetve a felsőbb csomagokban az asztali Word, Excel, PowerPoint és Outlook.

Kezelhető belépés és kilépés. Új kollégának licencet adsz, kilépéskor elveszed. A hozzáférések kezelése központi, dokumentálható feladat marad.

Hol ütközöl korlátba

A díj a felhasználók számával nő. Minden aktív embernek saját licenc kell, és ez lineárisan emelkedik. Nagyobb csapatnál ez lesz a legnagyobb tétel.

Nem magyar szervereken fut. A szolgáltatás a Microsoft felhőjében működik. Ha az adattárolás helye kikötés nálatok vagy egy ügyfeleteknél, ezt előre tisztázni kell.

A mobilos levelezés nem egyenlő a mobil eszközkezeléssel. Levelezni minden csomagban tudsz telefonról, de a távoli törlés, a saját eszközök szabályozása és a kilépéskori azonnali hozzáférés-visszavonás a konkrét licenc függvénye. Ezt vásárlás előtt ellenőrizd, ne feltételezd.

A licenc nem tartalmaz rendszergazdai támogatást. A beállítás, a jogosultságkezelés és az üzemeltetés vagy házon belüli feladat, vagy külön megállapodás kérdése.

Több a beállítási pont. DNS-rekordok, automatikus kliensbeállítás, többlépcsős azonosítás, jogosultságok – az induláshoz több lépés kell, mint egy postafiók létrehozásához.

Az irodai alkalmazások nem minden csomagban vannak benne. Van olyan csomag, amelyben Exchange van, de asztali Office nincs, és olyan is, ahol fordítva. A csomagválasztásnál ez a leggyakoribb félreértés – érdemes tételesen végignézni, mi szerepel benne.

Gyors összehasonlítás

Melyiket válaszd?

Maradj tárhelyes levelezésnél, ha a csapat főleg küld és fogad, sok a funkció- és projektcím, fontos a kiszámítható díj, és a naptárat mindenki jórészt külön vezeti.

Válaszd a Microsoft 365-öt, ha napi szinten közös naptárból és megosztott postafiókokból dolgoztok, nagy postafiókra és archívumra van szükség, mobilon is kezelni akarjátok a hozzáféréseket, vagy az Office-környezet amúgy is része a munkának.

A sorrend mindkét esetben ugyanaz: előbb írd össze, hány aktív felhasználód van, hány cím fut, kell-e közös naptár, és mekkora archívumot akarsz megőrizni. A csomagot utána válaszd.

Külön kérdés: a marketing- és tranzakciós levelek

Bármelyik mellett döntesz, két levéltípust érdemes kivenni a céges postafiókokból.

A marketinglevél hírlevélküldő rendszerbe való, ahol feliratkozás, leiratkozás és kampánymérés is van. A tranzakciós levél – jelszó-visszaállítás, számla, rendelés-visszaigazolás – a weboldal, a számlázó vagy a webshop SMTP-szolgáltatásán megy.

Mindegyik küldő rendszert fel kell venni a domain hitelesítési beállításaiba: egy összefüggő SPF-rekord kell, benne minden legitim küldővel, és ehhez igazodó DKIM- és DMARC-beállítás. A részletes lépéseket az SPF, DKIM és DMARC beállításáról szóló útmutatóban találod.

Mindkettő elérhető a Sybell Hostingnál

Nem kell két szolgáltató között választanod. A Sybell Hostingnál mindkét irány megvan, és a domain, a DNS-zóna, a tárhely és a licenc is egy helyen marad – így a beállításokat sem kell több helyen egyeztetni.

Microsoft 365 csomagok. Több szinten elérhetők: a levelezésre koncentráló Exchange Online-tól a Teamset, OneDrive-ot és SharePointot is tartalmazó verziókon át az asztali Office-alkalmazásokat is adó csomagokig. Ha nem egyértelmű, melyik illik a csapatodhoz, érdemes ajánlatot kérni – az aktív felhasználók számával, a közös címekkel és az archiválási igénnyel.

Tárhelyes levelezés. Megkapod a webtárhely csomagok részeként, ha a weboldal és a levelezés egy helyen kell. Ha viszont csak levelezni szeretnél, weboldal nélkül, arra külön e-mail tárhely csomagok vannak – ugyanazzal a cPanel kezelőfelülettel és webmaillel, több méretben, magyar szerverközpontban. A levelezés bármilyen levelezőprogramból elérhető, és próbaidőszakkal indítható.

Máshonnan költöztetnéd át levelezésedet? A régi leveleket nem kell kézzel átmenteni: a Szupererő postafiók-költöztetővel áthozhatók a postafiókok, tárhelyrendelés esetén pedig a költöztetés ingyenes.